Техническая документация. Кому доверить исполнение?

---

  Сегодня мы рассмотрим вопрос, который всё чаще приходится решать руководству компаний, разрабатывающих ПО и электронное оборудование: кто должен писать техническую документацию?   

    Создание штатной должности технического писателя. Этот вариант подойдёт крупным фирмам, где объёмы выпускаемой продукции высоки, при этом осуществляется постоянная модернизация модельного ряда и в актуальном состоянии приходится поддерживать техническую документацию как по давно работающим устройствам или программам, так и непрерывно разрабатывать новую для очередных их модификаций и всего вновь создаваемого оборудования. Кроме, собственно, многочисленных руководств и инструкций, требуется непрерывное обновление данных на всех ресурсах компании: сайт, интернет-магазин, все издания, где публикуются её новости. Столь огромный объём работ, как правило, выполняет не один человек, а цела команда технических писателей, трудящихся в тесном контакте с разработчиками и досконально знающими описываемые устройства и программы. В такой ситуации затраты на высокие оклады писателей оправданы той оперативностью и качеством, которое они могут дать, лишь находясь на рабочем месте постоянно и все свои силы отдающие одной глобальной задаче. Стоит отметить, что крупных компаний не так много, и иногда технического писателя нанимают по той причине, что разработчики не могут сходу адекватно оценить тот объём работы, который надо будет сделать сразу, и который будет у технического писателя в последствие, когда основная задача по первичному обеспечению компании документацией будет  решена.
    Бывает и другая ситуация, когда на одного сотрудника сваливается критический объём, и писатель начинает захлебываться, не успевая ничего сделать. Здесь разумно будет оценить ситуацию с новой точки зрения. Варианта два: если объём работы стабилен, нужно искать ещё одного специалиста по документации, если объёмы вскоре начнут спадать, лучше отдать создание части документации на аутсорсинг. 

    Обращение к фрилансеру. Рассматривать этот пункт можно лишь "для галочки" – стороннему человеку, найденному, чаще всего, через интернет, нельзя доверить ничего серьёзного и ответственного, независимо от профиля и объёма поставленной задачи. Причин несколько: нет гарантии, что работа будет выполнена в срок, нет гарантии, что она будет иметь достойное качество, нет гарантии, что она вообще будет сделана! Если данные имеют даже минимальные требования к конфиденциальности – об их передаче фрилансеру не может быть и речи. Да, подписать договор о неразглашении информации с физическим лицом можно, но в наших законах не существует реально действующих инструментов для доказательства вины физического лица в утечки информации. Проще говоря, подписанный документ будет лишь бумажкой, которая никак не защитит вас в случае передачи ваших данных третьим лицам. 

    Аутсорсинг. Для большинства компаний этот вариант является оптимальным по соотношению затраты/качество/скорость. Клиент передаёт все необходимые материалы исполнителю и через оговоренный срок получает полностью готовый пакет технической документации, после чего ему остаётся только оценить работу. В редких случаях технический писатель от фирмы выезжает к заказчику и консультируется с разработчиками, основная же работа происходит удалённо. Соответственно, заказчик не тратит деньги на постоянное содержание работника (а это и оклад, и налоги, и соц. выплаты), а оплачивает только ту работу, которая фактически была для него выполнена.
Этот вариант ещё не очень популярен в России по простой причине: до недавнего времени не существовало компаний, специализировавшихся именно на технических текстах и имеющих в своих рядах опытных специалистов, которые способны быстро вникнуть в суть любой задачи и выполнить её на профессиональном уровне. Примером здесь может служить компания "ПроТекст" (www.protext.su) – один из лучших вариантов аутсорсинга технической документации в России.
   
Выше мы говорили о "критической" и "текущей" потребности в документации. Руководителю важно понимать обстановку с техническими текстами в его компании в целом и, исходя из этого, рассчитывать, какие финансовые и трудовые ресурсы выделить на это направление. Рассмотрим на примерах (речь пойдёт о ПО, но всё сказанное не менее актуально и для любого электронного оборудования): 
    Компания производит одну программу, постепенно модернизируя её, но технического писателя в компании нет, качественной документации, соответственно, тоже. Налицо большой объём стартовой работы, который резко сократится,  как будет написана вся основная документация.  В дальнейшем необходимо лишь постепенно актуализировать её. В таком случае предпочтителен аутсорсинг – изначально фирма вкладывает значительную сумму, получает пакет документации, а впоследствии затраты падают до минимума – оплата идёт только за незначительные модификации.
    Компания производит одну программу, постепенно её обновляя, но технический писатель уволился по личным причинам и обновлять документы некому. Документация есть, изменения минимальны, а значит содержать человека на постоянной должности не выгодно – разумнее отдать работу в аутсорсинг, объём работы и, соответственно, оплаты за неё, будет не велик.
    Компания производит одну программу, но планирует вскоре расширять ассортимент. Независимо от текущего состояния документации, при выходе нового продукта произойдёт скачок – будет много работы по созданию всех необходимых руководств, описаний, технических заданий и т.д.  Но после пика работы снова наступит затишье. Исходя из планируемого расширения, можно делать выбор: если добавляется один или два продукта – задачу лучше отдать стороннему исполнителю, если ряд расширяется значительно – имеет смысл нанять штатного писателя.
    Компания работает в нескольких направлениях, постоянно создаются новые программы. Документации много и вся она обновляется, если передавать работу сторонней фирме, затраты будут значительными, к тому же могут возникнуть проблемы с "пониманием" сотрудниками компании-исполнителя всех тонкостей производимого продукта. Лучшее решение – наём штатного технического писателя или нескольких сотрудников этого профиля.
    Также стоит учитывать рекламную деятельность компании – публикуются ли обзоры, аналитические статьи, рекламные материалы. Если объём этих материалов велик – принятие в штат технического писателя целесообразно, если нет – проще отдать компании, которая разрабатывает остальную документацию.
   
Александр Михайлов,